Mit der Administration von NetContracter steht Ihnen ein probates Hilfsmittel zur Seite, mit dem Sie alle erforderlichen Einstellungen für die Inbox und insbesondere für die eingehenden Formulare sowie deren Weiterleitung vornehmen und an Ihre und die Belange Ihrer Institution anpassen können.
Generell lässt sich sagen, dass alle vom Anwender abgeschickten Formulare an ein Office weitergeleitet und in ein Postfach eingestellt werden. Dieses Postfach ist dem Office untergeordnet. Dies hat den Vorteil, dass das große Aufgaben- und Verwaltungsgebiet eines Office auf mehrere nach Themen- und Sachverhalt benannte Postfächer aufgegliedert werden kann. Damit wird die Flut eingehender Formulare überschaubarer. Das Anlegen und Zuweisen von Formularen zu Postfächern und diese wiederum zum Office wird über die NetContracter Administration "Office" definiert und gesteuert.
Alle Formulare, die an NetContracter geschickt werden, müssen diesem zuvor bekannt gemacht werden. Dazu existiert eine eigene Komponente "Formulare", in der die neuen Formulartypen angelegt werden können. Diese Formulare können von beliebigen Organisationen oder Institutionen zur Verfügung gestellt, oder aber aufgrund firmeninterner und -spezifischer Anforderungen selbst generiert werden. Nachdem diese Formulare in NetContracter definiert wurden, können Sie dem Office über das untergeordnete Postfach zugewiesen werden.
Nach dem Abschicken der Formulare vom Anwender (Formulareinreicher) werden diese in die Datenbank des Gateways eingestellt und per zugewiesener Weiterverarbeitung direkt weitergeleitet. Die Verarbeitung wird den Formularen in der Administration zugeordnet, wobei fünf Standard-Weiterverarbeitungen im Lieferumfang von NetContracter bereits enthalten sind. Sofern weitere, individuelle Formular-Verarbeitungen gewünscht werden, müssen diese vor der Zuweisung über die Administration programmiert werden.
Des weiteren werden in der Administration Rechte für die Benutzerautorisierung vergeben. Nur wenn Benutzer eingerichtet wurden, können sich die Sachbearbeiter unter Ihrer Kennung an der Inbox anmelden.
Ebenso werden hier Fehler, die bei der Weiterleitung der Formulare auftreten, aufgezeichnet und in einem Protokoll dokumentiert.