Das Postfach ist eine Internetapplikation, die es dem Sachbearbeiter ermöglicht, die vom Kunden abgesandten Formulare, nach dem Eingang im Gateway, anzusehen, zu verwalten und zu überprüfen. Um die Übersicht der eingestellten Formulare zu gewährleisten und um schnell und zielsicher auf die Formulare zugreifen zu können, werden Sie in der sogenannten "Listenansicht" tabellarisch aufgelistet, mit Informationen zur Formularart sowie Angaben zum Absender, Absendedatum und Sicherheitsstatus.
Zusätzlich wird das Auffinden bestimmter Formulare durch die in der Listenansicht implementierte Suchfunktionalität erleichtert. Damit können die gewünschten Formulare durch die Eingabe von Suchkriterien direkt gefunden oder die Anzahl auf ein überschaubares Maß erheblich reduziert werden.
Schickt der Kunde ein PDF-Formular unterschrieben an die Institution zurück, so kann der Sachbearbeiter anhand des Hashwerts sofort feststellen, ob das eingegangene PDF-Formular identisch mit dem elektronisch eingegangenen Daten ist. Dazu öffnet der Bearbeiter das Formular in der Detailansicht und gibt den Hashwert, der auf dem unterschriebenen Formular ausgedruckt ist, in das Prüffeld für den Hashwert ein.
Somit ist sichergestellt, dass die Daten des unterschriebenen Formulars identisch mit den elektronisch eingegangenen Daten sind. Eine Überprüfung der einzelnen Formularfelder entfällt genauso wie das manuelle Eingeben der Daten in das Host-System. Die elektronisch eingegangenen Daten können sofort weiterverarbeitet werden.
Bereits bearbeitete oder nicht mehr benötigte Formulare werden nicht gelöscht, sondern in eine Ablage gestellt. Die auf ein Formular angewandte Weiterverarbeitung wird – unabhängig vom Erfolg – dokumentiert und kann über ein Protokoll eingesehen werden. Zusätzlich kann der Sachbearbeiter zu jedem Formular persönliche Vermerke und Notizen anlegen.