Die Authentifizierung eines Formulars durch den Sachbearbeiter erfolgt durch den Vergleich bzw. die Prüfung mit dem Hashwert.
Der Kunde füllt ein HTML, XML oder PDF-Formular mittels Standardbrowser aus und schickt die Daten an den Sachbearbeiter. Diese Daten werden mit einem Hashwert versehen und in ein schreibgeschütztes PDF-Formular gestellt, welches an den Kunden zurückgeschickt wird. Der Einreicher des Formulars kann nachträglich weder das Formular noch die enthaltenen Daten verändern, aber er kann es originalgetreu ausdrucken, speichern und dann unterschrieben auf dem Postweg an den Initiator schicken.
Dieses Formular enthält den Hashwert im Ausdruck. Vergleicht der Initiator den Hashwert des elektronischen Formulars mit dem des Papierdokuments hinsichtlich Übereinstimmung, so kann er die Identität des Dokuments sicherstellen, sofern beide Hashwerte übereinstimmen. Dadurch entfällt die zeitraubende Überprüfung der durch den Formulareinreicher gemachten Angaben Feld für Feld sowie die erneute Eingabe der Formulardaten durch den Sachbearbeiter. Damit wird eine der möglichen und häufigsten Fehlerquellen ausgeschlossen.