Um den officespezifischen Sach- und Aufgabengebieten gerecht zu werden, können den jeweiligen Bereichen über die Officeverwaltung Postfächer zugeordnet werden. Damit wird zusätzlich zu den Offices für den Eingang der Formulare eine zweite Ebene geschaffen, die hierarchisch eine Rangstufe tiefer angeordnet ist. Alle Formulare, die an das Office gehen, werden in die entsprechenden Postfächer eingestellt. Wurde der Name für ein Postfach, das einem Office zugewiesen wurde, in einem anderen Office ein zweites Mal vergeben, so handelt es sich um unterschiedliche Postfächer gleichen Namens.
Die abgebildete Postfachverwaltung zeigt beispielhaft vier zu einem übergeordneten Office <Bauamt> angelegten Postfächer. Durch diese zusätzliche Aufteilung des Office in die untergeordneten Einheiten <Hochbau>, <Landschaftsarchitektur>, <Schwarzbau> und <Tiefbau> wird eine übersichtliche und detaillierte Struktur nach Themen- und Sachgebieten geschaffen, um die eingehenden Formulare leichter und schneller aufzufinden. So wird z.B. ein Formular für die Baugenehmigung eines Einfamilienhauses, das in das Postfach <Hochbau> eingestellt wird, aufgrund dieser Spezifizierung leichter aufzufinden sein, als ohne diese Unterteilung. Das Formular müsste dann im Pool aller eingehenden Formulare zum Office <Bauamt> gesucht und entnommen werden.
Damit eindeutig erkennbar ist, welchem Office die Postfächer in der Postfachverwaltung unterstellt sind und um sicher in das übergeordnete Office zurückzukehren, wird der verlinkte Text "Office" mit dem zugehörigen Namen des Office in Klammern neben der Bezeichnung "Postfach" in der Kopfleiste eingeblendet. Durch einen Klick auf den unterstrichenen Namen gelangen Sie wieder in das übergeordnete Office.
Die nachfolgende Beschreibung gibt Auskunft über die Bedeutung der Tabellenelemente in der Postfachverwaltung.
| Feldname | Beschreibung | |
| Name | Bezeichnung unter der das Postfach angelegt und gleichzeitig einem Office zugeordnet wird. Der Name soll dabei so gewählt werden, dass Rückschlüsse auf die im Postfach eingehenden Formulare gezogen werden können.
Der Name kann sich aus alphanumerischen Zeichen und Sonderzeichen zusammensetzen. Die Reihenfolge der Zeichen spielt dabei keine Rolle. So kann der Name jederzeit mit einem Sonderzeichen oder auch einer Zahl beginnen. |
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 (Formulare) |
Über das Symbol gelangen Sie in die Verwaltung für die Zuweisung der Formulare zu einem Postfach. Aufgrund dieser Zuordnung können dann nur die Formulare des Typs in das Postfach eingestellt werden, die dem Postfach explizit zugewiesen wurden.
In der Hierarchiestruktur ist die Verwaltungsebene für die Zuweisung der Formulare eine Stufe tiefer gestellt als die der Postfächer. Diese wiederum befinden sich eine Hierarchieebene unter der Officeverwaltung. |
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 (Ändern) |
Symbol zum Öffnen des Dialogfensters für die Änderung von Daten zu einem bereits existierenden Postfach. | |
 (Löschen) |
Symbol zum Entfernen eines Postfachs. Ein Postfach kann jedoch nur dann aus der Verwaltung gelöscht werden, wenn ihm keine Formulare zugeordnet sind und keine eingereichten Formulare existieren. Ansonsten müssen die Formulare vor dem Löschvorgang entfernt werden. | |
Tabelle 4-3: Beschreibung der Tabellenfelder in der Postfachverwaltung im Office
