Office

Bei der Komponente Office handelt es sich um die Bezeichnungen für Gruppierungen im Organisationsaufbau von Unternehmen oder Betrieben bzw. um die dauerhafte Zusammenfassung von Ausführungsorganen für die Bearbeitung von Formularen. Über die im Formular definierten Tags <OfficeShortcut> und <FormType> erfolgt die eindeutige Zuordnung der Formulare zu den Offices. Diese Formulare dürfen nur von den Sachbearbeitern dieser Institutionen entgegengenommen und bearbeitet werden. Fehlleitungen und Verzögerungen innerhalb der Behörde werden dadurch vermieden, womit der kürzest mögliche Bearbeitungsweg gewährleistet ist.

In der nachfolgenden Abbildung wurden fünf Offices angelegt, so wie sie beispielsweise für Abteilungen, Bereiche oder Ämter einer Gemeinde existieren könnten. Für eine Bank oder Versicherung würde die Aufteilung und Benennung der Offices wieder vollkommen anders aussehen. Bei einer Bank könnten dies z.B. die Offices Kreditwesen, Baufinanzierung und Kundenbelange sein. Dabei ist der eigentliche Name wenig aussagekräftig. Er besteht meist aus einer behörden-, instituts- oder firmenspezifischen Kurzbenennung. Erst die Beschreibung liefert die treffende Bezeichnung über den Aufgabenbereich des Office. Über die je Datensatz zugeordneten Icons gelangen Sie in weitere Bearbeitungs- und Verwaltungsdialoge, die für die Administration des Office notwendig sind.

Die Komponente wird beim jeweiligen Starten der Administration zur Anzeige gebracht. Ansonsten klicken Sie in der Navigationsleiste auf das Symbol .

Das Office, an das ein Formular weitergeleitet wird, muss dem Formular bekannt sein. Existiert ein solches Office nicht, so wird es von NetContracter automatisch bei Eingang des Formulars angelegt. Als Name wird der Name vergeben, der im Tag <OfficeShortcut> des Formulars hinterlegt ist. Da aber das Formular immer in das einem Office untergeordnete (zugewiesene) Postfach eingestellt wird, wird zusätzlich ein Postfach zum Office mit dem Namen <General> angelegt, dem letztendlich das Formular zugewiesen wird.

Nachfolgend finden Sie eine Beschreibung zu den Feldern der Datensätze, anhand derer die Offices charakterisiert und verwaltet werden.

Feldname		Beschreibung
Name		Betriebsinterne Kurzbezeichnung für das Office. Der Name kann sich aus allen alphanumerischen Zeichen und Sonderzeichen zusammensetzen. Die Reihenfolge der Zeichen spielt dabei keine Rolle. So kann der Name jederzeit mit einem Sonderzeichen oder auch einer Zahl beginnen.
Beschreibung		Angabe einer Charakteristik oder einer kurzen und präzisen Beschreibung über das Aufgabengebiet und die Vertragszuständigkeit des Office. Der Abriss kann sich aus allen alphanumerischen Zeichen und Sonderzeichen zusammensetzen. Die Reihenfolge der Zeichen spielt dabei keine Rolle. Der Name kann jederzeit mit einem Sonderzeichen oder auch einer Zahl beginnen. Die Beschreibung kann nachträglich zu jeder Zeit geändert werden.
(Postfach)		Über das Symbol gelangen Sie in die Postfachverwaltung, die der Officeverwaltung zugeordnet und in der Gliederungshierarchie eine Ebene tiefer angeordnet ist (siehe Kapitel Postfach im Office). Jedem Office können beliebig viele Postfächer zugewiesen werden. In diese Postfächer werden die ankommenden Formulare eingestellt.
(Verarbeitung)		Über das Symbol öffnen Sie die Komponente, in der Sie einem Formular die Weiterverarbeitung zuweisen können (siehe Kapitel Weiterverarbeitung im Office). Ferner haben Sie hier die Möglichkeit die individuellen Parameter zu jeder gewählten Weiterverarbeitung zu vergeben.
(Antwortseite)		Zum Erstellen frei definierter Antwortseiten mit individuellen Texten klicken Sie auf das Symbol (siehe Kapitel Antwortseite zum Formular). Die Seiten können für jedes Formular innerhalb eines bestimmten Office angelegt werden. Nachdem der Anwender zum Abschicken des vollständig ausgefüllten Formulars auf den Button geklickt hat, werden diese Seiten eingeblendet. Die ansonsten vorgesehenen Standardseiten mit den Schaltflächen zum Einreichen mit und ohne Signatur werden nicht mehr angezeigt.
(Ändern)		Symbol zum Öffnen des Dialogfensters für die Änderung der Beschreibung zu einem bereits angelegten Office.
(Löschen)		Symbol zum Löschen des Office. Ein Office kann nur dann aus der Officeverwaltung entfernt werden, wenn ihm keine Formulare oder Postfächer zugeordnet sind. Ansonsten sind die genannten Komponenten vor dem Löschvorgang ebenfalls zu entfernen.

Tabelle 4-1: Beschreibung der Tabellenfelder in der Officeverwaltung

siehe auch:

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